Folha de pagamento
Definição e Conceitos
O termo "folha de pagamento" abrange todos os funcionários de uma empresa que recebem um salário regular ou outra remuneração. Alguns funcionários podem receber um salário fixo, enquanto outros são pagos pelas horas trabalhadas ou pelo número de itens produzidos. Todos esses métodos de pagamento diferentes são calculados por um especialista em folha de pagamento e os contracheques apropriados são emitidos. As empresas costumam usar ferramentas de medição objetivas, como cartões de ponto ou planilhas de horas preenchidas pelos supervisores para determinar o valor total da compensação devido a cada período de pagamento.Depois que um contador de folha de pagamento multiplica as horas de um empregado por sua taxa de pagamento, o valor bruto da receita é inserido em uma calculadora ou programa de computador. Deduções regulares, como retenções fiscais, seguro médico, contribuições sindicais, contribuições de caridade e assim por diante são então categorizadas e subtraídas. O saldo remanescente é então convertido em cheque ou depósito eletrônico e se torna o pagamento líquido do empregado para esse período de tempo. Nos EUA, os departamentos de folha de pagamento também identificam o empregador e os empregados por um código federal e mantêm um registro corrente na renda total e deduções para o ano fiscal.
Para proprietários de pequenas empresas, manter dinheiro suficiente para pagar todos os funcionários é, frequentemente, uma das prioridades mais altas. Mesmo que o negócio em si não se torne lucrativo, os funcionários ainda devem ser compensados por seus serviços. É por isso que muitas empresas menores preferem manter suas obrigações de folha de pagamento o mais baixo possível até atingirem um certo nível de lucratividade. Não é incomum que os pequenos empresários renunciem a seus próprios salários para pagar seus funcionários.A criação de um sistema de folha de pagamento eficaz não é especialmente difícil para contadores treinados, mas pode ser muito demorado. Algumas empresas menores contam com softwares de computador fáceis de usar para configurar um sistema simples completo com impressoras de cheques e armazenamento de arquivos. As empresas maiores podem designar contadores treinados para lidar com questões salariais como parte de suas funções gerais. As empresas sem meios para manter seus próprios sistemas geralmente optam por realizar essa tarefa para especialistas externos.
Como os registros da folha de pagamento são baseados em critérios objetivos, como cartões de ponto e formulários de impostos federais, os contadores externos podem realizar todos os cálculos, armazenar todos os dados acumulados no ano e emitir o pagamento em tempo hábil. Os empregadores simplesmente precisam atualizar essas empresas com quaisquer mudanças nas taxas de pagamento ou deduções dos funcionários.