Administração do escritório
Conceito e Definições
A administração do escritório é o processo de supervisionar as operações do dia-a-dia de um escritório. A tarefa de administração é geralmente da responsabilidade de um administrador ou gerente de escritório. Dependendo da estrutura operacional geral da organização e da complexidade das tarefas associadas à operação em geral, as responsabilidades do gerente ou do administrador podem se concentrar em algumas tarefas principais ou envolver o gerenciamento de uma ampla gama de funções.Uma das principais tarefas associadas à administração do escritório é o gerenciamento dos funcionários associados ao escritório. Normalmente, os administradores do escritório são responsáveis por supervisionar a equipe do escritório, certificando-se de que cada funcionário tenha recursos necessários para executar com competência as tarefas que lhe foram atribuídas. Os administradores também funcionam como solucionadores de problemas, fornecendo suporte e assistência aos funcionários quando situações incomuns surgem durante a conclusão de uma tarefa atribuída. Não é incomum que os administradores sejam responsáveis por conduzir avaliações periódicas dos funcionários, recomendar aumentos salariais ou oferecer aos funcionários treinamento corretivo ou cruzado como meio de ajudar esses funcionários a melhorar seu relacionamento com o empregador.
Além de gerenciar e dar suporte aos funcionários, a administração do escritório também envolve garantir que o escritório tenha sempre os recursos necessários para continuar produtivo. Isso envolve coordenar os reparos em qualquer equipamento de escritório com defeito ou preparar e enviar solicitações de novos equipamentos quando necessário. Os administradores do Office geralmente são encarregados da tarefa de gerenciar o uso de suprimentos de escritório, como papel, instrumentos de escrita, fitas de impressora e outros itens que estão em uso constante no escritório. O administrador do escritório se esforça para manter o escritório operando dentro de seu orçamento atribuído em todos os momentos, e muitas vezes tem alguma entrada no planejamento orçamentário para os próximos períodos contábeis.
Dependendo do escopo da administração do escritório envolvida, um empregador pode exigir que um administrador possua pelo menos um diploma de dois anos de uma instituição educacional credenciada, com esse grau em um campo relacionado à função geral do negócio. Com ambientes de escritório mais complexos, um administrador pode ser obrigado a ter um curso de quatro anos em um curso apropriado de estudo. Muitas empresas preferem promover a partir de dentro, o que significa que alguém que começa a trabalhar em uma posição de nível de entrada pode eventualmente receber o treinamento necessário para se tornar parte da administração do escritório. Quando esse é o caso, o empregador normalmente ajuda o funcionário a ter a oportunidade de continuar sua educação, tanto prestando assistência na obtenção de um diploma quanto com algum tipo de programa de orientação no trabalho.