Escritório da frente
Definição e Conceitos
Um front office é uma designação que descreve uma área de um negócio onde os clientes e o pessoal da empresa interagem. Os escritórios da frente costumam ser chamados assim porque estão na frente ou na entrada de uma empresa, oferecendo aos clientes acesso fácil aos funcionários de escritório. Essa seção vital da empresa pode atender a muitos propósitos, dependendo da empresa, e geralmente é o melhor lugar para obter qualquer informação relacionada ao cliente.Os escritórios da frente podem ter um balcão de entrada com uma secretária ou funcionário administrativo. Essa mesa principal pode oferecer assistência a clientes ou clientes que chegam e pode direcionar consultas para corrigir o pessoal. Alternativamente, todo o pessoal do departamento pode ser treinado em assistência ao cliente; Como os trabalhadores nessa área do negócio podem ter muitas obrigações, treinar todos eles no atendimento significa que alguém quase sempre estará disponível para ajudar um cliente.
Além de ser um ponto de contato para os clientes, esta área também pode servir como o principal centro de comunicação para toda a empresa. Os funcionários de escritório geralmente atendem a funções de secretariado e podem ser encarregados de receber mensagens, administrar pedidos e retransmitir informações para diferentes departamentos. Muitos front offices trabalham em conjunto com os departamentos de vendas e marketing para criar e distribuir informações aos clientes.
Dependendo do tamanho e função do negócio, o front office pode servir como um jack of all trades. Os trabalhadores nessa área podem lidar com a distribuição e distribuição de correspondência diária, fornecer serviços de cópia e fax para outros departamentos, trabalhar diretamente com clientes e executar tarefas de entrada de dados. Um trabalhador típico nessa posição terá uma combinação de habilidades de atendimento ao cliente e habilidades de escritório. Habilidades organizacionais, alfabetização em informática e digitação são muitas vezes vitais para sobreviver à atmosfera agitada desta área.O escritório da frente também pode servir de casa para máquinas de escritório. Os dispositivos comuns encontrados nessa área incluem copiadoras, aparelhos de fax, telefones com várias linhas, máquinas de postagem e dimensionamento para correspondência e computadores de escritório. Muitos especialistas sugerem que é aconselhável pedir ajuda aos trabalhadores antes de tentar usar qualquer uma dessas máquinas; uma máquina quebrada ou emperrada pode causar horas de dor de cabeça e produção lenta para uma empresa inteira.
O responsável por essa área energética pode ter vários títulos diferentes, como secretário-chefe, gerente de escritório, supervisor de escritório ou administrador. Essa pessoa é geralmente responsável por treinar e gerenciar assistentes e atuar como chefe de departamento. Gerentes de escritório de frente normalmente têm excelentes habilidades gerenciais, bem como uma compreensão clara da empresa e sua função.