Papelada
Definição e Conceitos
A papelada é um termo geral para os diversos formulários, faturas, listas, currículos e trabalhos que precisam ser concluídos em todos os negócios. Embora os computadores tenham eliminado alguns documentos, como memorandos de papel em sua maior parte, formulários e outros papéis ainda são necessários na maioria dos escritórios. Em muitos escritórios, os mesmos documentos podem ser manuseados e processados por muitas pessoas antes de serem arquivados, armazenados ou triturados.Muitos especialistas em eficiência do escritório aconselham que cada pedaço de papel deve ir para onde ele precisa ir imediatamente para ser tratado por esse departamento ou pessoa. Depois de ler e trabalhar com cada pedaço de papel, ele pode ser arquivado, triturado, jogado fora, reciclado ou pendurado em um quadro de avisos. A papelada que ainda é necessária para concluir pode ser mantida em uma bandeja em camadas. As bandejas devem ser rotuladas para evitar pilhas misturadas de papéis nas bandejas.
A maneira clássica de rotular as bandejas, ou cestos, em um suporte de papelada de vários níveis de mesa é com as palavras dentro e fora . A cesta de entrada é para a entrada de documentos que precisam ser feitos e a cesta de saída contém documentos que estão acabados. Alguns funcionários de escritório ainda rotulam suas bandejas de mesa dessa maneira, enquanto outros podem renunciar a todos os rótulos. Alguns funcionários não usam bandejas de várias camadas para documentos, mas podem usar arquivos suspensos para armazenar papéis em uma gaveta de mesa.
Alguns funcionários parecem manter a maior parte de sua documentação em uma pilha em sua mesa, mas a maioria dos especialistas em organização de negócios sugere apenas ter o projeto mais atual na área de trabalho. Outros projetos de papelada podem ser armazenados em bandejas ou arquivos para fácil referência. Ter que pesquisar documentos burocráticos para encontrar algo pode reduzir a produtividade.
Tipos de trabalhos em papel comuns à maioria das empresas incluem formulários, relatórios, registros jurídicos, resumos de projetos, avaliações de funcionários, faxes, cartas, relatórios de envio, pedidos e faturas. Muitas empresas usam pedidos de computador e faturas, bem como e-mails, em vez de cartas. No entanto, a maioria das empresas imprime cópias desses documentos para outros departamentos, como o departamento de contabilidade. Alguns escritórios podem estar praticamente sem papel, mas muitos ainda estão trabalhando para chegar a esse ponto. A maioria das empresas hoje recicla sua papelada sempre que possível e caixas de reciclagem de papel são uma visão comum nos escritórios de hoje.