Mailstream - fluxo de e-mail
Definição e Conceitos
O fluxo de e-mail é a soma total de documentos, pacotes e correspondências eletrônicas que se movem em uma empresa ou casa. O termo é mais frequentemente usado no mundo corporativo, geralmente no contexto de aprender como gerenciar o grande fluxo de mensagens que vem com uma grande empresa. Várias empresas se especializam em serviços de fluxo de mensagens, oferecendo maneiras de melhorar a eficiência em todas as etapas do processo de mala direta. Para empresas especializadas em marketing, a criação de um sistema de correspondência simplificado é de vital importância.Além do próprio correio, o fluxo de correio abrange as etapas ao longo do caminho. A criação de documentos, o tratamento de emails, o arquivamento, o processamento e todas as outras tarefas relacionadas ao fluxo de mensagens estão incluídos nele. A partir do momento em que um documento é criado até o momento em que sai da empresa, ele é incluído no fluxo de mensagens. Do outro lado da equação, no instante em que uma correspondência entra na empresa, ela também se torna parte do fluxo de correspondência, até que seja tratada adequadamente.
Contas, pacotes, correspondências pessoais, materiais de marketing e documentos digitais fazem parte do fluxo de mensagens. Embora os indivíduos geralmente consigam gerenciar seus e-mails sozinhos, uma empresa geralmente precisa implementar um sistema. A maioria das empresas distribui diariamente grandes volumes de material, encaminhando o correio da empresa através de uma sala de correspondência central. Algumas das medidas tomadas para suavizar um fluxo de e-mail incluem o uso de envelopes padronizados, a classificação de e-mails antes de serem enviados, para que uma empresa possa receber preços em massa e usar programas de computador para gerenciar o e-mail. As mensagens recebidas são processadas e entregues pelos funcionários da sala de correspondência.
No âmbito da comunicação eletrônica, muitas empresas utilizam serviços de filtragem e classificação de alta potência para organizar as correspondências antes que cheguem ao destino final. Normalmente, esses programas filtram vírus e material indesejado antes de garantir que a comunicação digital chegue à pessoa correta. Muitas empresas também aproveitam o fluxo de e-mail digital para enviar e-mails promocionais aos clientes, já que o marketing direto usando mídia digital é muito mais barato do que a mala direta física .
Ao manter bons registros de um fluxo de mensagens, uma empresa pode oferecer melhores serviços ao cliente e ao cliente. A maioria das empresas também se esforça para sincronizar as comunicações digitais e físicas. A correspondência digital tem um tempo de atraso muito menor do que físico. Para os clientes, pode ser irritante ou perturbador se os registros de uma empresa não forem mantidos atualizados. Em uma empresa com um fluxo de correspondência sincronizado e organizado, um representante da empresa pode procurar um cliente e acompanhar toda a correspondência da empresa com ele, facilitando muito mais as interações com o cliente.