Número do pedido
Conceito e Definições
Um número de ordem de compra (PO) é um código alfanumérico atribuído a uma solicitação específica para comprar algo. Na maioria das vezes, os números PO são usados internamente pelas empresas para rastrear suas próprias compras. Algumas empresas, no entanto, atribuirão códigos a todas as suas vendas e fornecerão números de PO aos seus clientes para que os clientes possam rastrear seus pedidos. Esses códigos podem estar em qualquer formato alfanumérico e muitas empresas usarão letras ou números específicos para indicar certas coisas sobre o pedido, como o que está sendo vendido, o local, o comprador e a data.Use dentro das empresas
Em muitas empresas, um número de pedido de compra é atribuído depois que um funcionário ou um departamento envia uma solicitação para a ordem de determinados produtos ou serviços. A solicitação geralmente é formalmente enviada para um agente de compras usando o que é conhecido como um formulário de requisição. Se a solicitação for aprovada, um pedido é criado e é atribuído um número de pedido. Nesse ponto, o pedido é feito com outra empresa, que geralmente registra o número do pedido do comprador para inclusão no detalhe do pedido.À medida que o fornecedor prepara uma lista de remessa ou embalagem para acompanhar o pedido do cliente, o número do pedido normalmente é incluído nos detalhes. Isso possibilita que o agente de recebimento do comprador verifique a quantidade e o tipo de mercadorias entregues e confirme se a remessa está associada a um pedido devidamente autorizado. O número do pedido também aparece na fatura e em qualquer outra documentação que o fornecedor forneça ao cliente. Dessa perspectiva, o número do pedido de compra agiliza o agendamento do pagamento ao fornecedor e permite que os produtos sejam roteados para o departamento adequado.
O número do pedido também permite que a empresa aplique o custo ao orçamento do departamento que fez o pedido. Ele também fornece ao departamento de contas a pagar a verificação de que a despesa é legítima. O pagamento pode então ser processado para o fornecedor.
Formato
A exata construção e duração de um número de pedido varia de uma empresa para outra. Muitas empresas que operam em vários sites usarão os primeiros caracteres do código para identificar o local que fez o pedido, como "CHI" para representar uma instalação em Chicago. Os próximos caracteres podem identificar o departamento específico que fez o pedido, como "RD", para representar o departamento de pesquisa e desenvolvimento. Assim, o número do PO para um pedido feito pelo departamento de pesquisa e desenvolvimento de uma empresa em Chicago pode começar com "CHIRD", seguido por outros caracteres alfanuméricos que fornecem mais informações sobre o pedido.As empresas geralmente estruturam seus números de pedido de qualquer maneira que funcione melhor com seus sistemas internos de rastreamento. Alguns também fazem uso de traços ou espaços, o que pode ajudar quando apenas determinados caracteres dentro de um número PO precisarem ser lidos para um propósito específico. Em resposta à grande variedade de comprimentos e formatos que podem ser usados, muitos fornecedores configuram os campos em seus bancos de dados de rastreamento de pedidos para permitir que qualquer número de caracteres - até 30 ou mais - seja usado em um número de ordem de compra.