Número da folha de pagamento
Definição e Conceitos
Um número de folha de pagamento é uma informação específica usada no sistema de folha de pagamento de uma empresa. O número permite que uma empresa acompanhe os funcionários através do uso do número em vez de um nome ou outro identificador. É tipicamente uma informação interna que a empresa cria usando seu software de folha de pagamento. A empresa pode criar sua própria combinação de letras e números ou permitir que o software crie números por conta própria. A criação de um número deve incluir números que permitam à empresa diferenciar entre os funcionários com base apenas no número.A maioria dos serviços de folha de pagamento ou software permite que uma empresa crie seu próprio número de folha de pagamento para cada empregado. Devido a essa flexibilidade, uma empresa deve considerar o uso de um prefixo descritivo para cada grupo de funcionários. Uma opção, por exemplo, é usar três dígitos ou letras para definir o departamento. As letras ACC ou números 200 podem representar o departamento de contabilidade; PRO ou 300 podem ser o departamento de produção. Subgrupos também podem existir nessas categorias se a empresa decidir usar um número.
Quando uma empresa decide sobre o prefixo do número da folha de pagamento, os números restantes geralmente caem em ordem. Por exemplo, ACC00001 pode ser o ponto de partida para números de folha de pagamento no departamento de contabilidade. A última metade do número pode conter tantos dígitos quantos forem necessários para cobrir todos os funcionários do departamento. Cada número para todos os departamentos geralmente tem a mesma combinação de letras e números. Ter o mesmo tamanho de combinação é necessário para evitar confundir o sistema de folha de pagamento.
O departamento de recursos humanos é frequentemente responsável por criar esse número. Em alguns casos, o departamento de recursos humanos pode precisar da aprovação do proprietário ou da gerência executiva ao atribuir números. Isso permite que proprietários e executivos tenham voz na informação que reside na folha de pagamento. A alta gerência também pode ter informações sobre como criar números ou o uso deles na empresa. A aprovação também pode ser necessária se a empresa estiver configurando um novo departamento no sistema de folha de pagamento.
Uma empresa que usa um serviço de terceirização de folha de pagamento pode não precisar criar um número de folha de pagamento. A empresa de terceirização fará isso por conta própria com base em seu sistema de folha de pagamento. As empresas simplesmente inserem um número de folha de pagamento que corresponde ao número da folha de pagamento da empresa terceirizada. O serviço de folha de pagamento manipula a maior parte das tarefas da folha de pagamento, dando-lhes a capacidade e a liberdade de criar números de folha de pagamento. Toda a correspondência e informações relativas a um funcionário geralmente exigem o uso desse número.