Capacidades administrativas
Definição e Conceitos
Para acompanhar um ambiente de trabalho em constante mudança, os profissionais administrativos recebem uma ampla gama de responsabilidades. Esses profissionais de escritório podem se especializar em diversos campos, desde profissões jurídicas, médicas e educacionais até campos governamentais ou tecnológicos. Habilidades administrativas irão variar entre diferentes indústrias, bem como diferentes localizações geográficas.Embora nem sempre seja necessário, muitos profissionais administrativos são certificados ou graduados em administração, tecnologia de sistemas de escritório ou programas relacionados. Todas essas posições geralmente exigem pelo menos um diploma do ensino médio Após a entrada. Além disso, muitas vezes é útil ter experiência ou educação dentro de um campo específico. Por exemplo, aqueles que trabalham em um ambiente legal podem achar benéfico ter habilidades administrativas relacionadas a estudos paralegal .
Profissionais de escritório em indústrias tecnológicas podem achar útil ter habilidades adicionais em matemática, ciências ou informática. A maioria dos trabalhos do governo geralmente exige a conclusão de um exame de serviço público também. Educação continuada, oficinas e organizações profissionais são outras excelentes maneiras de adquirir mais conhecimento e habilidades administrativas.
Embora suas funções possam variar de campo para campo e de local para local, a maioria dos profissionais de escritório ainda compartilha um conjunto similar de habilidades. Uma delas inclui ter fortes habilidades organizacionais. Profissionais administrativos devem ter a capacidade de executar múltiplas tarefas e fazer uso de habilidades de gerenciamento de tempo . Os funcionários administrativos são conhecidos por manipular inúmeras tarefas e clientes, além de cumprir os prazos. Esses profissionais não devem apenas fornecer procedimentos gerais de escritório, mas também apoiar a equipe; realizar agendamento; lidar com compras; treinar outros; e interagir com clientes, fornecedores e o público em geral.
Além disso, as habilidades administrativas dos funcionários de escritório devem incluir comunicação excepcional, tanto escrita quanto oral. Eles não apenas são responsáveis pelo tratamento rápido e eficiente de todas as chamadas, mas também precisam verificar regularmente o correio de voz e as mensagens de e-mail, encaminhando-os às partes apropriadas. Fortes habilidades de escrita, pesquisa e gramática também são importantes para o manuseio adequado da correspondência escrita dentro e fora do escritório. Profissionais administrativos são essencialmente a salvação do escritório.
Ter conhecimento da etiqueta empresarial básica diretrizes e praticando discrição com conteúdo e materiais confidenciais são habilidades administrativas adicionais necessárias dentro de um ambiente de escritório. Outro aspecto vital do trabalho inclui habilidades tecnológicas. Profissionais de escritório devem ter habilidades fortes de computação e digitação. Eles também devem se manter informados sobre as mudanças tecnológicas em vários sistemas de software, como processamento de texto, planilhas e bancos de dados, e manter habilidades adequadas na Internet. O gerenciamento de registros também é essencial.
A manutenção de registros inclui procedimentos de arquivamento que envolvem tanto arquivamento eletrônico quanto manual. Em meio a tudo isso, os funcionários administrativos são frequentemente obrigados a manter a documentação e os suprimentos, bem como distribuir correspondências e pacotes. Além disso, o equipamento dentro do escritório, como fax máquinas, copiadoras e impressoras devem ser verificadas e mantidas ao longo do dia. As habilidades administrativas exigem educação e treinamento ao longo da vida para acompanhar as mudanças tecnológicas e as demandas mundiais.