Política de Aquisição
Conceito e Definições
Uma política de aquisições é simplesmente as regras e os regulamentos estabelecidos para governar o processo de aquisição de bens e serviços necessários para que uma organização funcione eficientemente. O processo exato procurará minimizar as despesas associadas à compra desses bens e serviços usando estratégias como a compra de volume, o estabelecimento de uma lista de fornecedores e o estabelecimento de protocolos de reordenamento que ajudem a manter os estoques baixos, sem comprometer a função dos fornecedores. Operação. Tanto pequenas como grandes empresas, bem como organizações sem fins lucrativos, utilizam rotineiramente algum tipo de política de compras.Não existe um caminho certo para estabelecer uma política de aquisições. Fatores como o tamanho do negócio, a disponibilidade de fornecedores para fornecer bens e serviços necessários e o fluxo de caixa e crédito da empresa, muitas vezes, influenciam a abordagem de compras. O tamanho da empresa também deve fazer diferença na formação da política de aquisições, na medida em que uma pequena empresa pode não ser capaz de comandar o volume de descontos de compra que uma grande corporação pode administrar com relativa facilidade. De forma semelhante, as circunstâncias e os objetivos financeiros do negócio ou entidade influenciam a seleção de sistemas de aquisição. Alguns sistemas são simples processos manuais que utilizam métodos mais antigos, como um sistema de cartão flip para rastrear compras, emissão de itens para vários departamentos e uma contagem contínua de itens.
inventário usado para planejar compras futuras. Atualmente, os sistemas eletrônicos possibilitam o rastreamento automático de todas essas funções, incluindo a geração automática de requisições e ordens de compra quando os níveis de determinado item de estoque estão reduzidos a um determinado nível.
E-procurement é uma maneira comum de colocar e rastrear pedidos hoje. Os fornecedores estabelecem conexões de rede com clientes que possibilitam a interlinha com qualquer programa de compras usado pelo cliente e fazem pedidos automaticamente, usando a Internet para estabelecer a conexão. Programas desse tipo também possibilitam o rastreamento rápido do cumprimento de pedidos, datas de entrega e até mesmo a revisão de contratos de compras atualmente em vigor.
Se a política de aquisições envolve o estabelecimento de obras procedimentos de aquisição , ou regem as compras feitas por um fabricante ou uma instituição de caridade, uma política sólida beneficiará a organização mantendo os custos alinhados e definindo claramente como as compras serão feitas. À medida que as necessidades da entidade mudam, há uma boa chance de que a política de aquisições seja ajustada para atender a essas novas circunstâncias. Isso é necessário para garantir que a política continue a funcionar no melhor interesse da empresa ou organização sem fins lucrativos e mantenha o processo de aquisição simples e ordenado.