Procedimentos de Procurement
Conceito e Definições
Toda organização que adquire bens ou serviços possui procedimentos de aquisição padrão, os métodos que eles usam para adquirir essas coisas. Esses procedimentos cobrem todos os aspectos do ciclo de compras , incluindo a seleção do fornecedor, as negociações do contrato, a colocação do pedido e o pagamento. Todas as empresas têm procedimentos de aquisição e são usadas para controlar a atividade de gastos, garantir a aprovação adequada e reduzir o risco de pagamento excessivo. A atividade de compras ou compras engloba toda a atividade de gastos, excluindo a folha de pagamento, e geralmente representa mais de 50% de todos os gastos.A principal força motriz para o desenvolvimento de procedimentos de aquisição é controlar todos os gastos. Os procedimentos reais usados podem variar um pouco, mas serão semelhantes. Um processo de aprovação apropriado geralmente envolve uma separação de tarefas e o envolvimento de gerentes seniores em transações que custarão mais do que um preço específico. Outro procedimento padrão de aquisição é limitar o acesso aos formulários de pedido e exigir autorização assinada de um gerente que não seja a pessoa que usa as mercadorias. Essa separação do recebedor de mercadorias e a aprovação é projetada para garantir que um membro da equipe sênior esteja ciente do pedido e possa confirmar que os materiais são necessários e serão usados para o propósito adequado.
Outro procedimento de aquisição comum é criar uma lista curta de fornecedores pré-aprovados para mercadorias específicas. Os fornecedores são adicionados à lista por meio de um processo de licitação que é realizado de forma programada. Este processo foi concebido para ser transparente e proporcionar à empresa uma oportunidade de obter descontos no preço, para atender aos padrões de qualidade e garantir a pontualidade da entrega.
Os riscos para uma empresa sem procedimentos de aquisição adequados são gastos excessivos, a incapacidade de alcançar um bom valor e a compra de fraudes . Muitas pessoas que não têm nenhum treinamento em contabilidade ou aquisições se ressentem das etapas envolvidas em uma solicitação de compra. Esses processos, no entanto, são projetados para economizar tempo e dinheiro.
Outros procedimentos comuns de aquisição incluem a definição de limites de valor que acionam diferentes atividades de aquisição. Por exemplo, compras que custam mais do que um determinado valor podem exigir que um pedido de compra seja aprovado por dois níveis de gerenciamento. Um pedido de compra de um preço muito mais alto pode exigir que uma proposta seja emitida.
Em alguns casos, as empresas podem ser obrigadas a defender seus contratos de compra. Se um fornecedor que participou do processo de licitação achar que não foi oferecida uma oportunidade justa de concorrer, um processo judicial pode ser apresentado. O direito contratual é uma fonte de muita atividade legal, e as empresas com procedimentos de aquisição fortes estão na melhor posição para defender suas decisões de negócios.